تهدف الوحدة إلى عمل مشروع استرشادي يهدف إلى توثيق تاريخ كلية الآداب منذ نشأتها حتى الآن.عن طريق إعداد قاعدة بيانات تضم جميع ملفات الكلية بعد إخضاعها للعمليات الفنية من فهرسة وتصنيف وحفظها حفظا سليما. وقد انتهت الوحدة بالفعل من إعداد قاعدة البيانات وسيتم إدخال بيانات الملفات لاحقا.
وتم تكليف الأستاذة الدكتورة/ وفاء صادق الأستاذ المساعد بقسم المكتبات والوثائق والمعلومات شعبة الوثائق بإدارة وحدة الذ
اكرة الإلكترونية بتاريخ 30/10/2011.
ما تم انجازه في إدارة القيد والحفظ و الذاكرة الإلكترونية:
أولا: ملفات أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالكلية:
• تم إحلال ملفات أعضاء هيئة التدريس وعددها 800 ملفا.
• عمل مسح ضوئي لـ 504 ملفا.
• فرز ملفات أعضاء هيئة التدريس منذ عام 1929(بالمعاش، متوفيين، استقالة) وقد بلغ عدد الملفات 1000 ملفا.
• تم حصر ملفات العمال بالكلية منذ نشأتها وقد بلغ عددها 728 ملفا.
ثانيا: مخزن الشهادات الأصلية:
تم حصر الشهادات الأصلية التي لم يتسلمها أصحابها وكانت الإحصائية كالآتي:-
الشهادة من عام إلى عام
الليسانس 1929 2005
الماجستير 1929 2003
الدكتوراه 1949 2011
الدبلومات 1929 2003
ثالثا: ملفات الدراسات العليا:
تم فرز وتكهين وحصر ملفات الدراسات العليا منذ عام 1929 حتى عام 2012 وكان البيان كالآتي:-
• ملفات أعضاء هيئة التدريس عددها 496 ملفا (خطط ماجستير ودكتوراه وأوراق تسجيل).
• تم تكهين ملفات الدراسات العليا حتى عام 2000 وعددها 8000 ملفا وقد نقلت إلى مخزن الدراسات العليا بقسم جغرافيا.
• هناك 4000 تحت الفرز بغرفة وحدة الذاكرة الإلكترونية.
• سيتم حصر ملفات الدراسات العليا منذ عام 2000 وحتى عام 2012.
رابعا: ملفات الموضوعات:
تم حصر الموضوعات الخاصة بالكلية منذ إنشائها وبيانها:الموضوعات الرئيسية 40 موضوعا مقسمة إلى 284 فرعا وهى تحت الفرز.
تقرير عن طبيعة فرز الملفات:
تهدف الوحدة إلى أن يكون أرشيف الكلية مركزا بحثيا ينهل منه الباحثين حيث أنه يزخر بالموضوعات الجديرة بالبحث والاهتمام ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
• خطط ورسائل علمية مختلفة للعلوم الإنسانية لأشخاص بارزين على المستوى المحلى والإقليمي.
• شهادات علمية ومناهج من داخل مصر وخارجها.
• أختام وطوابع تم تغيير مسماها.
• شعارات للجامعة توضع مسميات الجامعة منذ إنشائها وحتى الآن ( الجامعة المصرية – جامعة فؤاد الأول – جامعة القاهرة).
• مراسلات الكلية ( معهد الآثار – كلية الحقوق – الآداب) قبل تقسيمها إلى كليات.
• تاريخ الأقسام منذ نشأة الكلية وحتى الآن.
• السير الذاتية لأعلام الكلية من واقع الملفات الخاصة بهم أمثال ( طه حسين، سهير القلماوى, شوقي ضيف، يحيى الخشاب، وغيرهم الكثير.
• دراسة الملفات الخاصة بالآثار مثل ملفات الحفائر ( الأهرام، تونة الجبل،المعادى، وغيرها.
• نوعية الورق المستخدم وتغيير العلامات المائية.
• المطبوعات الصادرة من وزارة المعارف ( مكتب التنسيق).
